Whistleblowing – Percorso di segnalazioni Università degli Studi Guglielmo Marconi

In ottica di compliance alla normativa di riferimento (D. Lgs. 24/2023), l’Ateneo adotta un sistema whistleblowing tramite cui è possibile segnalare agli organi preposti, in modo riservato e protetto, eventuali violazioni riscontrate nel contesto lavorativo.

Si forniscono di seguito le principali informazioni utili relative alle modalità e ai canali di segnalazione, nonché alla gestione delle segnalazioni medesime.

Le segnalazioni

Le segnalazioni consistono in comunicazioni scritte od orali di informazioni sulle violazioni, ovvero comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Ateneo e che sono riconducibili a:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nelle condotte indicate di seguito (numeri 2, 3, 4, 5);
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nel citato allegato, relativi ai seguenti settori:
  • appalti pubblici;
  • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  • sicurezza e conformità dei prodotti;
  • sicurezza dei trasporti;
  • tutela dell’ambiente;
  • radioprotezione e sicurezza nucleare;
  • sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
  • salute pubblica;
  • protezione dei consumatori;
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei predetti numeri 2), 3) e 4);
• violazioni del d.lgs. n. 231 dell’8 giugno 2001 e/o violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione adottato dall’Ateneo ai sensi di detta normativa.

Il segnalante

Può effettuare una segnalazione (segnalante) qualsiasi soggetto che si trovi in rapporti lavorativi con UNIMARCONI, indipendentemente dall’inquadramento giuridico e contrattuale, per uno spazio temporale che va oltre i confini del rapporto di lavoro, ossia:

• tutti i dipendenti;
• i lavoratori autonomi che svolgono la loro attività presso l’Ateneo. In tale categoria rientrano anche:
  • i lavoratori autonomi indicati al capo I della legge n. 81/2017. Si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro autonomi disciplinati dal Titolo III del Libro V del Codice civile, ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222. Questi includono, ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l’esercizio delle quali è necessaria l’iscrizione in appositi albi o elenchi;
  • i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del Codice di procedura civile, quali i rapporti indicati al n. 3 della disposizione appena citata. Rilevano per l’Ateneo eventuali rapporti di collaborazione che si concretano in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato;
  • i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del decreto legislativo n. 81/2015. Si tratta – ai sensi del co. 1 della citata norma – delle collaborazioni organizzate dal committente che si concretino in prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente anche con riferimento “ai tempi e al luogo di lavoro” (c.d. “etero-organizzazione”);
• i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso l’Ateneo;
• i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che eventualmente prestano la propria attività presso l’Ateneo;
• i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Ateneo, che forniscono alla stessa beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso l’Ateneo, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

I canali di segnalazione

A) Canali interni a UNIMARCONI

Le segnalazioni interne devono essere indirizzate ai soggetti preposti alla loro ricezione e gestione, ossia al DDPP (Direttore Dipartimento Prevenzione e Protezione) o, in caso di conflitto di interessi del DDPP, al Direttore Generale Vicario (ad es. nel caso in cui le segnalazioni riguardino una condotta tenuta dal DDPP).  

Ai sensi della vigente normativa, le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta e in forma orale.

I canali interni tramite cui possono essere effettuate segnalazioni in forma scritta sono:

•  piattaforma informatica on line a cui si accede tramite footer inserito nel sito web istituzionale dell’UNIMARCONI o tramite link: https://whistleblowersoftware.com/secure/9ad68892-2561-4b13-93ab-26da8c60a668 ;
• servizio postale (posta ordinaria o raccomandata con ricevuta di ritorno), indirizzata al:
  • Direttore Dipartimento Prevenzione e Protezione – Università degli Studi Guglielmo Marconi, via Plinio n. 44, 00193 Roma, con la dicitura “riservata personale – whistleblowing”;

o

• Direttore Generale Vicario- Università degli Studi Guglielmo Marconi, via Plinio n. 44, 00193 Roma, con la dicitura “riservata personale – whistleblowing”; (solo nel caso in cui le segnalazioni riguardino una condotta tenuta dal DDPP)
  • consegna brevi manu in sede (in busta chiusa indirizzata al DDPP con la dicitura “riservata personale – whistleblowing”): possibilità prevista solo per il personale interno all’Ateneo per segnalazioni dirette solo al DDPP. Le procedure connesse alle esigenze di sicurezza della sede impediscono che la consegna di un plico brevi manu da parte di un soggetto esterno possa avvenire nel rispetto del suo anonimato o tutelando la riservatezza dei suoi dati.

In caso di utilizzo del servizio postale oppure in caso di consegna brevi manu, è richiesto che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

• la prima, con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
• la seconda, con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata personale – whistleblowing”.

La segnalazione in forma orale si può effettuare attraverso:

• linea telefonica, chiamando il numero 06.37725510. Per la segnalazione in forma orale, si utilizza una linea telefonica non registrata e la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del DDPP. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione apponendo la propria sottoscrizione;
• incontro diretto richiesto al DDPP, che dovrà essere fissato entro 10 giorni dalla richiesta da parte del soggetto segnalante: possibilità, anche in questo caso, ammessa solo per il personale interno all’Ateneo. Le procedure connesse alle esigenze di sicurezza della sede impediscono che un eventuale incontro con il DDPP possa avvenire nel rispetto della riservatezza dei suoi dati di colui (in questo caso il segnalante) che accede alla struttura.

L’utilizzo delle due suddette opzioni non è previsto per le segnalazioni al Direttore Generale Vicario.

Si ribadisce che, nell’ambito dell’Ateneo, i soggetti deputati alla ricezione e gestione delle segnalazioni sono:

• il Direttore del Dipartimento Prevenzione e Protezione (DDPP);
• il Direttore Generale Vicario, solo nel caso in cui le segnalazioni riguardino una condotta tenuta dal DDPP, in quanto organo a lui sovraordinato.

Un’eventuale segnalazione presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Diversamente, se il segnalante non dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale “ordinaria”, da trattare senza il particolare regime di tutele previsto dal d.lgs. 24/2023.

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata, al fine di consentire un adeguato esame dei fatti da parte del DDPP o del Direttore Generale Vicario (solo nel caso previsto). In particolare, è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Le segnalazioni in forma anonima sono ammesse solo se circostanziate e adeguatamente documentate e saranno trattate come segnalazioni “ordinarie”, vale a dire senza il particolare regime di tutele previsto dal d.lgs. 24/2023.

B) Canale esterno

È inoltre attivo un ulteriore canale di segnalazione presso l’ANAC (piattaforma on-line raggiungibile al link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/) al quale il segnalante può rivolgersi qualora abbia:

• già effettuato una segnalazione mediante i canali interni di UNIMARCONI e la stessa non abbia avuto seguito da parte del gestore entro un tempo ragionevole (da intendersi superiore almeno a 3 mesi dalla segnalazione);
• fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni che, se effettuasse la segnalazione tramite i canali interni:
  • alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
  • questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad es. nel caso in cui la violazione richieda un intervento urgente per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente).

Non tutte le violazioni possono essere oggetto di segnalazione esterna all’ANAC. Cadono fuori dal perimetro di competenza dell’Autorità le violazioni che rilevano sotto il profilo penale ed erariale.

La gestione delle segnalazioni

Il gestore cura la linea di comunicazione con il Segnalante:

• dando conferma della ricezione della segnalazione e della sua presa in carico entro sette giorni dalla data di ricezione, anche quando questa sia ricevuta da soggetto diverso dal gestore;
• fornendo un riscontro in merito agli esiti dell’istruttoria svolta entro tre mesi dall’avviso di ricevimento.

Tutela e responsabilità del segnalante

L’Ateneo assicura la protezione da qualsiasi forma di ritorsione, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, nei confronti dei segnalanti che effettuano segnalazioni in buona fede. La tutela riguarda anche: facilitatori; persone del medesimo contesto lavorativo; colleghi di lavoro; soggetti giuridici, nei casi in cui siano enti di proprietà del segnalante, denunciante, divulgatore pubblico; enti in cui lavora o enti che operano nel medesimo contesto lavorativo; segnalanti anonimi, se questi siano stati successivamente identificati.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente tale identità, non possono essere rilevate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, e fatti salvi gli obblighi di legge.

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante.

Non sono garantite tutele e sono previste sanzioni nei confronti del segnalante nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si dovessero rivelare false ed infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare l’Ateneo, il segnalato o soggetti interessati/coinvolti dalla segnalazione. L’Ateneo si riserva la possibilità di intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

Tutela del segnalato

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili violazioni, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa. Ciò potrebbe avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione stessa.

Privacy

Al fine di garantire il diritto alla protezione dei dati personali, l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni avvengono in conformità alla normativa privacy.